Fragen? Antworten! Siehe auch: Alternativlos
Ich arbeite jetzt schon eine Weile an der Humboldt-Universität zu Berlin und die hat von der TU ja was gelernt und deshalb auch auf ein SAP System umgestellt (dessen Support diesen Monat ausläuft). Leider klappt das alles noch nicht so richtig und Rechnungen können nur im System eingetragen werden, wenn die Firma bei der etwas gekauft wird auch im System eingetragen ist. Labore müssen aber weiterlaufen und deshalb bestellen die Leute halt auch bei Firmen, die nicht im System sind. Die Rechnungen werden also nicht bezahlt, es kommt zu Mahnungen (viele Mahnungen und sehr viele Mahngebühren) und manche Firmen haben die HU jetzt geblacklistet und beliefern uns gar nicht mehr. Dazu kam heute diese Mail vom Vizepräsidenten für Haushalt, Personal und Technik. Besonders unterhaltsam finde ich den Abschnitt Mahnungen und die Bitte zu Prüfen, ob die Mahnung tatsächlich gezahlt werden muss und eine vorformulierte Mail um die Firmen zu beschwichtigen.Hahaha, "mit Hochdruck". Nee, klar. Da fehlt nur noch die kriminelle Energie!1!!Liebe Kolleginnen und Kollegen,
bitte nehmen Sie folgende Hinweise zum Umgang mit Rechnungen und Mahnungen zur Kenntnis und leiten Sie die Informationen an Mitarbeitende in Ihrem Bereich weiter, die im direkten Kontakt zu Lieferanten stehen:
Rechnungen
Es wird darum gebeten, Eingangsrechnungen nicht mit einem Eingangsstempel zu versehen. Rechnungen die in Papierform eingehen sind in Papier an die Kasse weiterzuleiten. Rechnungen, die digital eingereicht werden, sind per E-Mail an folgende Adresse weiterzuleiten: [zensiert]
Wichtig: Bitte immer nur eine Rechnung pro E-Mail anhängen. Zudem ist darauf zu achten, dass bei Rechnungen immer eine Bestellnummer oder ein PSP-Element angegeben ist.Mahnungen
Durch die Umstellung auf SAP und die damit verbundenen Verzögerungen in den Prozessen laufen derzeit vermehrt Mahnungen ein. Diese sind an [zensiert] zu schicken.Für die Zahlung von Mahngebühren ist vorab mit dem Lieferanten zu klären, ob diese wirklich zwingend gezahlt werden müssen. Sollte das der Fall sein, benötigt die Kasse dafür eine ausgefüllte Auszahlungsanordnung (AAO) sowie die Mahnung.
Idealerweise werden Lieferanten dafür sensibilisiert, dass es aktuell leider zu verspäteten Zahlungen kommt.
Hierfür kann folgender Textbaustein genutzt werden:"Sehr geehrte Damen und Herren,
die Humboldt-Universität zu Berlin stellt aktuell bereichsübergreifend die Verarbeitung der Rechnungseingänge um und implementiert ein neues System.
Vor diesem Hintergrund bitten wir Sie um Ihr Verständnis dafür, dass nicht alle Zahlungsfristen eingehalten werden können. Alle Mitarbeitenden arbeiten engagiert und mit Hochdruck an der Einführung des neuen Systems und am schnellstmöglichen Abbau aller Zahlungsrückstände. Ihre genannte Rechnung/Ihre genannten Rechnungen liegen uns vor, befinden sich aber noch in der Rechnungs- und Freigabeprüfung. Wir bemühen uns um schnellstmögliche Bearbeitung und Überweisung der Rechnungsbeträge.
Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Wir hoffen, Sie können ein wenig Geduld aufbringen.
Mit freundlichen Grüßen"
Vielen Dank auch für die Weiterleitung an Kolleginnen und Kollegen, die im Verteiler fehlen.
Ich finde das immer stark, wie Organisationen finden, die Früchte ihres eigenen Verkackens auf andere verteilen zu können. Man stelle sich das mal irgendwo anders vor! Sorry, liebe HU, ich stelle gerade meine Buchhaltung um. Meine Immatrikulationsgebühren zahle ich daher erst nächstes Jahr!
Sorry, liebes Finanzamt. Ich stelle gerade meine Software um. Ich arbeite mit Hochdruck!!1! Leider kann ich frühestens in 5 Jahren meine Steuern zahlen.